ビジネスメールを使った事が無いと、マナーが分からないから緊張しますね。
メールは残りますから、失敗したら修正出来ないし＾＾；
というか、そもそも何も考えずに、サクッと送ってしまう学生も、散見されてましたね。
『コラッ！』
って、思わず言いたくなります (≧.≦)ｳﾝｳﾝ
あのですね、汚いメールとか、いらないって思うメール、正直多いんですよ・・・＾＾；
あくまで、自分がやりたいように出してるメール。
相手の事考えてないんです。
だから今回も、キャリアカウンセラーが、就活メールの返信について、しっかり解説します v(￣ｰ￣)v
っていうか、今回も例文つけるけど、ちゃんと自分でも頭使って考えないとダメですよ。
守ってほしい就活メールの返信マナー
前回は、就活メールの準備・基本についてお伝えしました。
件名や署名の作り方などについてです。
不安な方は、先にこちらを確認してほしいです。
↓ ↓ ↓
準備がOKな場合は、メール本文の書き方です。
ポイントをまとめますよ。
就活のメール返信のポイント
- カタカナは全角、英数字は半角
- 返信メールは前の本文を消さずにそのまま返信
- 書く順番を守る
- 本題は結論から書く
- 適度に改行を入れる
- 基本は1往復半で要件を終える
早速詳しく説明していきます＾＾
カタカナは全角、英数字は半角
これ、気をつけてないと、というか、知らないのかもしれませんが、社会人でも出来ていないのが、結構いますからね。
あなたは今から意識しておきましょう v(￣ｰ￣)v
社会人になって、資料を作る時も一緒ですが、数字が全角の場所と半角の場所があったら、かっこ悪いですよね？
私は特に気になる方だったので、こういうメールは、即ダメだししていました。
細かいところが気にならない人が良くやるので、特に男性が多かったかな。
半角にしたい時は、パソコンの『F8』を押すと、一発で半角に変換できますよ＾＾
返信メールは前の本文を消さずにそのまま返信
携帯メールの場合、返信が重なると、1通のメールの本文が長くなるから、送られてきた前の本文は、消す場合が多いですよね？
でも、ビジネスメールでは、やり取りを残しておいた方が丁寧なんです。
前のメールの文章を消されると、これまた面倒なんです ＼(○｀ε´○) ｺﾗ!ｺﾗ!
私は毎日、1日200件以上のメールが来て、そのうち半分くらいは、確認をすればいいもので、残りの半分は、返信が必要なものでした。
そんな状況で、イチイチこれまでのやり取りを、検索して、探して読みかえすのは、手間がかかりますから、消されていると、正直ゲンナリしていました。
メールを頂いたら、何もせずに、そのままポチっと、『返信』ボタンを押しましょう！
書く順番を守る
ビジネスメールは、書く順番が決まっています。
例文を載せますので、このまま使っても良いですが、出来ればちゃんと自分でアレンジしてみましょう！
面接日程の連絡に対する返信
株式会社○○
人事部 課長 ××様
お世話になっております。
××大学○○学部の田中一朗と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
○月×日（月）13:00、貴社本社受付へ、
必要書類持参の上お伺いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
****************************
××大学○○学部△△学科3年
田中一朗
〒111-1111
東京都××区××1-2-3
tel：090-1234-5678
mail：ichiro.tanaka@～
****************************
- メールを書く順序
宛先 ⇒ 挨拶 ⇒ 本文 ⇒ 締め ⇒ 署名 - 宛先の役職
役職がわかる場合は役職を書く
役職が分からない場合は、『採用ご担当』と入れる - 宛先の氏名
氏名がわからない場合は、『ご担当者様』 - メール本文
確認した内容も書く
たまに間違った日程を書いて、返信して来る学生がいますが、当日間違ってしまうよりは、全然OK。
確認の意味でも書いておくと良いですね。
署名の書き方は、さっきご紹介した、前回の記事で確認してください。
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本題は結論から書く
就活の場合、面接の受け答えも一緒で、かなり重要な事言ってますよ (☆`△´)ゞビシッ!
説明から書くと、結局何が言いたいのか、見えてこない。
しかも、何を書いているのか（言っているのか）、途中から自分でもわからなくなる。
だから、必ず
結論 ⇒ 説明
の順番で書くように癖をつけましょう。
ダメな例は、必ず初めに言い訳がきますね。
例文は、最後にまとめて書いておきますから、最後に確認してください。
適度に改行を入れる
結論がなかなか見えてこない文章と同じくらい、1文が長いと、正直読みにくい。
それに改行されていないと、これまた読みにくいから、意識して文章を区切り、改行する癖をつけます。
改行のデフォルトは、Outlookの場合、全角38文字で設定されています。
分の区切りで読点『、』を入れて、1行が長くても30文字前後で改行する意識が欲しいです。
基本は1往復半で要件を終える
メールを何度もやりとりする事も、採用担当者としては億劫。
あなたの何倍も、やりとりをしなければならない相手がいます。
何度もやりとりしていると、
『だ・か・ら！』
って、イライラします（笑）
要件は出来るだけ、1往復半で終わるようにしたいものです。
自分の出したメールに返信を貰い、内容的にはこれで完結し、お礼の返信を送れば1往復半です。
これらをまとめた、記載例ですから、参考にしてみてください。
面接日程が合わない場合の日程調整の例
株式会社○○
人事部 採用担当 ××様
お世話になっております。
××大学○○学部の田中一朗と申します。
表題の件、ご連絡をいただきありがとうございます。
折角、お忙しい中ご調整をいただき、
ご連絡をいただきましたのに、大変申し訳ございません。
面接日程を、変更いただくことは可能でしょうか。
当日期末試験があり、どうしてもお伺いすることができません。
勝手なお願いで申し訳ございませんが、
改めて日程を頂けないでしょうか。
以下の日程でしたら、貴社にお伺いすることが可能です。
11月1日（月） 終日
11月2日（火） 午前中
11月5日（金） 終日
お手数をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。
****************************
田中一朗
××大学○○学部△△学科
tel：090-1234-5678
mail：ichiro.tanaka@～
****************************
決してだらだら書く必要は有りません。そんなものは求めていないので＾＾
これくらいの内容なら、採用担当者が改めて日時を指定し、返信をすれば完結です。
もちろん、あなたから改めて、お礼と確認の返信しますけどね＾＾
まとめ
はじめは慣れなくて、難しいと感じるかもしれませんが、慣れればそんな難しくない。
大丈夫です。
基本は、相手にとって失礼の無い様に、手間をかけさせないようにすることです。
就活の初めに、しっかりマナーを覚えて、志望企業から、内定を勝ち取りましょう！
